RGPD et Process Commerciaux

Pour l’organisation, le RGPD est l’opportunité de repenser son fonctionnement interne et ses actions sur son parc client et prospect. 

Le RGPD est un projet d’entreprise . Il est de la responsabilité des dirigeants d’en respecter les exigences et un certain nombre d’obligations  qui en découlent et qui viennent impacter : 

la gestion partagée des fichiers clients et prospects (la façon dont sont collectées et utilisées les données clients et prospects, notamment par rapport à l’information qui leur été délivrée),  

l’organisation du cycle de vente « étendu » entre les différents acteurs (la façon dont tous les acteurs de « l’écosystème commercial » travaillent ensemble avec les données et comment ils en assurent la protection et la confidentialité à chaque étape du traitement prospect et client.

 

Renforcer et optimiser ses process commerciaux avec le RGPD 

Lors du cycle de vente, du premier contact jusqu’à la facturation ou à l’assistance client et au SAV, les personnels commerciaux et avant-vente, notamment, sont amenés à traiter des informations mixtes à la fois personnelles et professionnelles sur leurs contacts. 

Depuis l’avènement du Règlement Général sur la Protection des données qui vient renforcer les droits des personnes mais aussi le pouvoir de sanction des autorités de contrôle, il est aujourd’hui nécessaire de repenser la relation entre le commercial et son client mais aussi d’y intégrer l’environnement professionnel étendu de ses sous-traitants et partenaires, dès lors qu’ils sont appelés à collecter, utiliser, stocker ou simplement transférer des informations à caractère personnel sur vos clients et prospects. Cette obligation fondamentale est issue du principe de responsabilité ou « accountability » des entreprises. 

Lors de l’accompagnement défini ensemble, nos équipes s’attachent à passer en revue les divers points du cycle de vente, autant sur les process internes, que sur ceux impliquant des partenaires extérieurs et jusqu’à leur impact sur les clients et prospects concernés et l’exercice de leurs droits :    

Aménagement / optimisation du cycle de vente

    • Cartographie de l’organisation commerciale et diagramme des flux du cycle de vente client,
    • Vérification de la « légalité » des données commerciales (base légale du traitement, finalité,  transparence des traitements)
    • validation de la pertinence des données commerciales à utiliser selon les objectifs (principes de proportionnalité et de minimisation des données).
    • Recommandations de fonctionnement

Tri et Valorisation des fichiers commerciaux  

    • Accompagnement au tri et mise à jour des fichiers commerciaux (principe d’exactitude)
    • Assistance à la mise en place de procédures de mise à jour périodique des données pour une maîtrise du fichier clients / prospects.

Conservation des données clients et prospects  

    • Définition des règles de conservation et de limitation de la conservation des données en lien avec l’intérêt légitime de la société à conserver ces données,
    • Plans d’action et stratégie commerciale à mettre en oeuvre dans la gestion des clients et prospects en accord avec ces exigences du RGPD,
    • Règles et procédures de destruction en lien avec la restitution des données.   

Contrôle de « conformité logicielle » des outils commerciaux existants avec le RGPD (option)

    • Audit des solutions logicielles métier existantes au regard des exigences de « Privacy by Design » et « Privacy By Default » (CRM, gestion commerciale, …)
    • Questionnement des Editeurs et Intégrateurs de solutions logicielles sur les caractéristiques de sécurité et de protection des données qu’ils doivent mettre en oeuvre au sein des solutions logicielles ou web déployées dans votre organisation,
    • Définition des statuts de responsabilités des parties prenantes (éditeur, intégrateur, hébergeur, services, etc…) dans la collecte et le traitement des données (responsable de traitement, sous traitant, responsable conjoint ?)
    • Matrice RACI (Qui fait Quoi ?) et revue des différentes responsabilités sur les mesures techniques et organisationnelles à mettre en oeuvre, à la lecture des contrats unissant l’entreprise et ses partenaires concernés. 

Aide au choix de nouveaux outils commerciaux compatibles avec le RGPD (option)

    • Assistance complète dans l’équipement et l’aide au choix logiciel : rédaction de cahier des charges, organisation des démonstrations, établissement de comparatifs, shortlist prestataires, accompagnement à la signature et annexe  engagements contractuels, conduite de projet-AMOA
    • Etude des contraintes d’intégration au sein du S.I avec les autres outils métiers de l’entreprise.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos accompagnement RGPD et process commerciaux